Les rôles délégués

La technique des réunions déléguées nous vient d’Alain Cardon et rendent vos réunions à la fois plus efficaces et moins longues.

Cette pratique est bâtie autours de plusieurs rôles que vous pouvez déléguer à des volontaires dans vos réunions.

Les principaux rôles

Les 5 principaux rôles sont :

  1. le facilitateur,
  2. le cadenceur,
  3. le pousse décision,
  4. l’agitateur,
  5. le coach conseil.

Ces rôles peuvent être tournants en cas de réunions régulières.

Le facilitateur

La fonction du facilitateur est de gérer l’énergie du groupe lors des réunions et d’augmenter son efficacité. Il est là pour aider chacun à donner le meilleur de lui-même. Face au groupe pour attirer l’attention, il est debout plutôt qu’assis. Il se sert de gestes pour attirer ou donner de l’attention, et se déplace pour suivre l’énergie ou donner un rythme approprié au travail en cours.

Bien entendu, le facilitateur doit aussi assumer son propre rôle de participant, en réagissant et proposant ses idées personnelles.

Le cadenceur

Il s’assure simplement que l’équipe a un cadre de temps et lui indique le temps qui reste, par exemple toutes les 5 minutes. Comme on le voit, ce n’est pas un «gardien» du temps, il laisse le groupe faire ce qu’il souhaite avec le temps mais le tient simplement informé. « il reste 5 minutes sur les 20 prévues » « On a dépassé de 5 minutes le temps prévu. » « Combien de temps on prend pour la rétrospective ? »

Le pousse décision / Greffier

Lorsque l’équipe prend une décision, le greffier la reformule et la retranscrit sur une feuille ou dans un outil collaboratif lisible par tous.
Il diffuse ces décisions juste après la réunion : « j’ai noté que chacun devait mettre à jour ses tâches sur le tableau ; au stand-up ou en continu ?» « ça doit bien faire 10 minutes qu’on en parle, on choisit quelle solution ?» « et donc, qu’est- ce qu’on fait ?»

L'agitateur

Il pense solution, il agite les esprits volontairement pour éviter de rester dans « l’espace du problème ». Il stimule les participants en les invitant à voir le sujet différemment, il remet en question les croyances limitantes, incite à être plus audacieux et innovant.

Le coach conseil

Il observe le déroulement de la réunion, et grâce au feedback et au R.O.T.I de fin de réunion, il donne des pistes d’amélioration aux participants.

La fonction du coach apparaît à la fin de la réunion. Une période de quinze minutes lui est réservé pour lui permettre de donner à chacun des membres de l’équipe des pistes d’amélioration et de développement personnels issus du comportement perçu lors de la réunion.

D'autres rôles

D’autres rôles sont proposés par Alain Cardon et peuvent être ajoutés selon vos besoins, tels que l’hôte ou le technicien.

L’hôte est un rôle mis en œuvre dans certaines équipes dont les membres sont dispersés géographiquement, et qui décident de tenir leurs réunions à chaque fois dans des lieux différents.  

Le technicien est un rôle utile dans le cas d’utilisation d’équipements particulièrement complexes. Trop de réunions sont désorganisées par une difficulté à manager des outils sensés pourtant être à leur service.

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